W dniu 15 marca 2018 r. weszły w życie regulacje zmieniające m.in. zasady składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej KRS). Dalsze nowości związane z uchwaleniem ustawy z dnia 26 lutego 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (dalej Ustawa) będą wchodzić w życie odpowiednio od 1 października 2018 r. oraz 1 marca 2020 r., zaś ich celem jest usystematyzowanie kontaktu przedsiębiorców z KRS oraz zintegrowanie rejestrów przedsiębiorców w ramach Unii Europejskiej.
Niektóre z wprowadzonych zmian opisano poniżej:
Elektroniczne sprawozdania finansowe
Ustawa przewiduje, że począwszy od dnia 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe składane będzie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe będzie musiało zostać sporządzone i podpisane tradycyjnie, tj. w formie pisemnej, a następnie zeskanowane (do formatu PDF). Zgłoszenie elektronicznej kopii sprawozdania do repozytorium dokumentów finansowych wymagać będzie opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze Przedsiębiorców. Oznacza to, że co najmniej jeden członek zarządu, wspólnik., czy likwidator będzie musiał zaopatrzyć się w taki podpis.
Jednocześnie od 1 października 2018 r. również sporządzanie sprawozdań finansowych odbywać się będzie w postaci elektronicznej.
Wskazanie pełnomocnika do doręczeń na terytorium Polski
Zgodnie z Ustawą, jeżeli adres do doręczeń osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów lub prokurentów, znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z przepisami przejściowymi Ustawy, podmioty wpisane do KRS mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia w zakresie obejmującym adresy do doręczeń, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia 15 marca 2018 r., chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych.
Powyższe rozwiązanie oznacza konieczność zaktualizowania oświadczenia o wyrażeniu zgody na powołanie osoby do reprezentowania podmiotu przez wskazanie adresu do doręczeń w Polsce, jeśli aktualny adres znajduje się poza obszarem UE.
W razie niemożności doręczenia pisma z uwagi na niezgłoszenie oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń, pismo to będzie pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane.
Zakaz pełnienia funkcji w spółce przez osoby skazane za przestępstwa gospodarcze
W aktualnym stanie prawnym osoby prawomocnie skazane za tzw. przestępstwa gospodarcze nie mogą być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej ani likwidatorem spółki kapitałowej. Od 1 października 2018 r. powyższy zakaz zostanie także rozszerzony o stanowisko prokurenta.
Nadmienić należy, że powyżej wymienione zmiany to wyłącznie wybór najważniejszych spośród szeregu zmian związanych z zgłaszaniem informacji, dostępem do akt rejestrowych oraz kontaktowaniem się z KRS.