Obowiązek ten wynika z nowego przepisu art. 36 ust. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity w Dz. U. z 2020 r., poz. 266). Zgodnie z tą normą prawną,  płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z:

• osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy,

lub

• jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Oznacza to, że co do zasady każda umowa o dzieło musi zostać zgłoszona do ZUS. Ten obowiązek nie dotyczy jedynie tych sytuacji, gdy umowa o dzieło zostanie zawarta z własnym pracownikiem oraz tych sytuacji, gdy umowa o dzieło będzie wykonywana na rzecz swojego pracodawcy. Może bowiem zdarzyć się tak, że umowa o dzieło zostanie zawarta z podmiotem innym niż pracodawca, ale w ramach tej umowy wykonawca wykonuje pracę na rzecz swojego pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Wtedy obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło nie występuje.

Z przepisu wynika, że osoba fizyczna, która zawarła umowę o dzieło, musi ją zgłosić do ZUS bez względu na to, czy jest zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek czy też nie. Z drugiej strony, z przepisu można wyczytać, że nie ma obowiązku informowania ZUS o zawartych umowach o dzieło podmiot lub jednostka organizacyjna (np. stowarzyszenie, fundacja, spółka prawa handlowego, itp.), jeżeli nie jest płatnikiem składek, tj. nie jest zobowiązana do zarejestrowania się w ZUS jako płatnik składek.

Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o dzieło. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło), dostępnym do pobrania na stronie ZUS. Formularz ten można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych PUE.

Jak wynika z informacji opublikowanej na stronie ZUS, należy zgłaszać do ZUS umowy o dzieło zawierane od dnia 1 stycznia 2021 r.