Zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018, poz. 357),  pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę (oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), obecnie przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Nowy okres przechowywania akt pracowniczych obejmie wszystkich pracowników, którzy nawiążą stosunek pracy po wejściu w życie ww. ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r. Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy zastosowanie znajdzie dotychczasowa regulacja, która przewiduje przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. Ustawodawca jednak od tej reguły przewidział wyjątek, bowiem okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. może ulec skróceniu do 10 lat w przypadku złożenia raportu informacyjnego obejmującego m.in. dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, czy dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Płatnik będzie mógł złożyć te raporty do ZUS w każdym czasie. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. umożliwia pracodawcom zmianę postaci  prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca będzie miał możliwość zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Ustawa wymaga, aby ta zmiana nastąpiła przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową musi nastąpić przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.