W listopadzie 2020 r. Sejm uchwalił ustawę o doręczeniach elektronicznych. Celem ustawy jest zapewnienie sprawnego kontaktu obywateli z podmiotami państwowymi, takimi jak sądy i urzędy. Ustawa wprowadza jednak nie tylko ułatwienia, ale też obowiązki ? część podmiotów będzie zobowiązana do posiadania specjalnego adresu przeznaczonego do doręczeń elektronicznych.

Pracę nad ustawą rozpoczęły się w lutym 2020, kiedy to wpłynął projekt Ministra Cyfryzacji. Ostatecznie ustawa o doręczeniach elektronicznych została uchwalona przez Sejm 18 listopada 2020 r. (Dz.U. poz. 2320.).

Nowe przepisy będą wchodzić w życie etapami. Większość z nich zacznie obowiązywać od dnia 1 lipca 2021 r., ostatnie zaś dopiero z dniem 1 stycznia 2029 r.

Cele ustawy

 Przyjęcie ustawy jest wynikiem dążenia do uwzględnienia rozwoju technologii i cyfryzacji w systemie doręczeń. Co więcej, rozwiązania przewidziane w ustawie mają na celu ułatwienie obywatelom kontaktu z organami państwa, w tym urzędami i sądami.

W wyniku ustawy e-doręczenie zyska taką sama skuteczność jak doręczenie tradycyjnego listu poleconego.

Przyjęte regulacje

 Zgodnie z ustawą prymat w doręczaniu pism od podmiotów państwowych wieść mają e-doręczenia, co nazywane jest tzw. domyślnością cyfrową. W przypadku konieczności załatwienia danej sprawy będzie możliwość dokonania tego ?cyfrowo? – bez fizycznej wizyty w urzędzie lub sądzie.

Utworzony ma zostać specjalny system przeznaczony do obsługi e-doręczeń. System będzie generować potwierdzenia odbioru i wysyłki. Ma przypominać znane wszystkim skrzynki mailowe, lecz być lepiej zabezpieczony i posiadać więcej funkcji. Do 2025 r. operatorem systemu będzie Poczta Polska. Każdy z określonych podmiotów zobowiązany będzie posiadać w tym systemie swój adres do doręczeń elektronicznych.

Przez ministra właściwego do spraw informatyzacji prowadzona będzie również specjalna baza takich adresów. Jeżeli adres do e-doręczeń danego podmiotu lub obywatela będzie wpisany do bazy wówczas organy państwowe zobowiązane będą do kontaktowania się za jego pośrednictwem.

Obywatelom i przedsiębiorcom pozostawiony jest wybór dostawcy usług e-doręczania. Podmioty państwowe zobowiązane będą jednak do korzystania z dostawcy państwowego.

Równolegle z doręczeniami elektronicznymi funkcjonować ma także tzw. usługa hybrydowa. Jest ona przewidziana dla osób, które nie mogą w pełni korzystać z e-doręczeń. Łączyła ona będzie formę tradycyjnej korespondencji z nowowprowadzoną formą elektroniczną.

 Obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń

Przede wszystkim elektronicznymi adresami będą posługiwać się podmioty publiczne, w tym sądy i urzędy. Każdy z nich zostanie zobowiązany do posiadania własnej skrzynki elektronicznej.

 Nie dla wszystkich podmiotów obowiązek powstanie w tym samym momencie. Na przykład, posiadać taki adres i za jego pośrednictwem kontaktować się z obywatelami muszą m.in. (art. 155 ustawy o doręczeniach elektronicznych):

• już od 1 października 2021 r. ? organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
• od 1 stycznia 2022 r. ? przykładowo ZUS, KRUS i NFZ.

Zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą m.in.:

• adwokaci;
• radcy prawni;
• komornicy;
• notariusze;
• przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego, a zatem każda spółka handlowa;
• przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, a zatem wspólnicy spółek cywilnych oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna mają obowiązek stosowania nowych przepisów, w tym posiadania adresu do doręczeń od 1 października 2029 r.

Jednocześnie każdy obywatel będzie mógł zawnioskować o utworzenie dla niego takiego adresu i zadeklarować, że wybiera sposób otrzymywania korespondencji od urzędów za jego pośrednictwem. W takim przypadku jeden adres do e-doręczeń będzie wykorzystywany do kontaktu z nim przez wszystkie urzędy państwowe.