Jednolity plik kontrolny VAT jest niczym innym, jak tylko zbiorem danych o zakupie oraz sprzedaży towarów i usług wynikających z ewidencji VAT prowadzonej działalności gospodarczej. Do 25. dnia każdego miesiąca, każdy mikroprzedsiębiorca ma obowiązek przekazać drogą elektroniczną JPK_VAT za poprzedni miesiąc, bez uprzedniego wezwania przez organ podatkowy. Nie ma znaczenia czy zatrudnia on pracowników do prowadzenia czynności księgowych czy zleca obsługę księgową na zewnątrz ? to na nim finalnie ciąży odpowiedzialność za wykonanie obowiązków związanych z JPK_VAT. Każdorazowo, taki dokument księgowy musi zostać opatrzony podpisem elektronicznym, dzięki czemu organ podatkowy jest w stanie zweryfikować jego wiarygodność i skutecznie zidentyfikować podatnika. Obrót dokumentami JPK_VAT pomiędzy mikroprzedsiębiorcami a fiskusem odbywa się za pomocą specjalnej platformy komunikacji elektronicznej ? przy użyciu bezpłatnej aplikacji e-mikrofirma lub narzędzia Klient JPK 2.0. Ponadto, standardowe programy księgowe do rozliczania ewidencji przychodu i rozchodu udostępniają nieodpłatnie aktualizacje, które pozwalają na utworzenie dokumentu księgowego JPK_VAT.

Na JPK_VAT składają się informacje umożliwiające należyte oznaczenie raportującego mikroprzedsiębiorcy ? w tym imię, nazwisko, NIP i tym podobne, jak również inne informacje dotyczące ewidencji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług, objętych podatkiem VAT, w tym stawki podatku, kwoty netto, brutto itd. Podatnik odpowiada za rzetelność i poprawność sporządzenia dokumentów JPK_VAT, a w razie ewentualnych błędów czy omyłek, musi je również niezwłocznie skorygować. Nie ma wątpliwości co do tego, że dane wysyłane w JPK_VAT muszą się pokrywać z danymi w deklaracji VAT podatnika. Wszelkie nieprawidłowości mogą skutkować odpowiedzialnością w postaci grzywien za wykroczenia i przestępstwa skarbowe. Kary z tego tytułu wymierza się nawet do kwoty 20.160.00 zł, zatem nie jest to ryzyko, o którym mikroprzedsiębiorca może zapomnieć.

Mikroprzedsiębiorcy nie składają JPK_VAT w sytuacji, kiedy są uprawnieni do skorzystania ze zwolnienia od podatku VAT. Warto na marginesie wspomnieć również o nowym obowiązku, który wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2018 r. Otóż począwszy od tego dnia mikroprzedsiębiorcy, na żądanie organów podatkowych, będą musieli przekazywać również w formie elektronicznej ogólny dokument JPK, czyli pozostałe dane z ewidencji prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to wymóg zupełnie niezależny od konieczności comiesięcznego składania JPK_VAT. Ewidentnie ma na celu ułatwienie kontroli podatkowej organom kompetentnym w tym zakresie, co jednocześnie zwiększa ciężar obowiązków po stronie mikroprzedsiębiorców.